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Implementar un SCG: cómo garantizar una buena elección

Los Sistemas de Control de Gestión, denominados SCG, son una herramienta fundamental en el desarrollo de las organizaciones, pero realizar una buena elección del Sistema necesario para la empresa no es una tarea fácil. Contar con un buen Asesor es la manera de minimizar el riesgo que supone la implementación o el cambio de un SCG para cualquier organización, teniendo en cuenta la gran inversión que se realiza en tiempo y dinero.

Pero, ¿qué es un sistema de control de gestión y hasta dónde podemos llegar?

Es la relación que se establece entre las variables técnicas, organizativas y sociales que rodean a la empresa u organización con el resultado económico, realizando previamente un estudio de los procesos y del entorno en el que se mueve la misma. Como es lógico, la planificación para implantar un SCG, estará enfocada a conseguir unos objetivos reales mediante una estrategia bien elaborada por la dirección, teniendo siempre en cuenta la estructura de la empresa. Un SCG puede ser tan amplio y controlar tantos aspectos como la empresa se proponga, por lo que en ocasiones ser demasiado exigentes puede provocar el efecto contrario dejando de ser operativo y por lo tanto rentable. Encontrar el equilibrio de control con la productividad- rentabilidad sin dejar de ser competitivo es la tarea más difícil que debe proponerse cualquier dirección.

En ocasiones ser demasiado exigentes puede provocar el efecto contrario dejando de ser operativo y por lo tanto rentable.

Muchas empresas después de realizar una implementación de este tipo de sistemas se dan cuenta de que el sistema no cumple con sus necesidades reales, y además de la inversión realizada han invertido una gran cantidad de tiempo que debe sumarse al coste del sistema seleccionado. Una solución para reducir este riesgo es la contratación de un asesor con experiencia e independiente del proveedor del SCG, que ayude a planificar correctamente este tipo de proyectos desde el principio. La inversión que supone la contratación de la figura del asesor se justifica la mayoría de las veces simplemente en la elección del sistema, ya que de esta decisión dependerá la operatividad de la organización.

¿Qué tareas puede realizar un asesor en la implementación de un SCG?

En función de la experiencia y formación, un asesor externo es un apoyo técnico fundamental en este tipo de proyectos e incluso si para ello es contratado puede asumir ciertas cargas de responsabilidad. Es importante que sea incorporado desde el principio, ayudando a la empresa u organización a establecer los objetivos y a contactar con los proveedores para solicitar las ofertas conforme a unos pliegos de requisitos bien establecidos.

Un asesor externo es un apoyo técnico fundamental en este tipo de proyectos.

Las tareas que puede desempeñar son variadas y será la empresa la que en función de sus propios recursos, delegue estas funciones en un responsable externo que incluso pueda asumir ciertas funciones. A continuación se detallan fases del proyecto donde un asesor puede desempeñar labores de apoyo o responsable en la implementación de un SCG.

Análisis previo y asesoramiento de las necesidades del cliente. Establecer objetivos, alcance del proyecto, presupuestos asignados, recursos, etc. Es importante para delimitar el proyecto y conocer cuáles son las posibilidades reales de la organización.

Análisis de soluciones del mercado y proveedores. Analizar proveedores y sistemas ofreciendo a la empresa alternativas que se ajusten al presupuesto establecido, permitirá centrar la operación más fácilmente.

Planificación del proyecto. Establecer las fases a realizar valorando plazos, costes y riesgos. Cuanto más desarrollada se encuentre la planificación menos problemas surgirán en las fases posteriores.

Análisis de riesgos en el proyecto. Valorar las amenazas y proponer posibles alternativas o soluciones para el caso que se produzca un desajuste o fallo reducirá el impacto en el proyecto.

Asesoramiento tecnológico. Realizar el estudio de los requisitos técnicos de sistemas, equipos, comunicaciones, dispositivos de seguridad, etc. necesarios para poder valorar correctamente el coste del proyecto.

Interlocutor entre proveedor y cliente. Esta función es una de las más importantes que puede desempeñar un Asesor, ya que se convierte en la persona que traduce a la empresa los datos proporcionados por el proveedor. El visto bueno por parte del Asesor permite la toma de decisiones, y en caso de problemas entre la organización y el proveedor su visión objetiva del proyecto ofrece soluciones que permiten el avance.

Plazos de entrega e implementación y ajustes del sistema. Realizar el seguimiento de las fases establecidas es la garantía que necesita una empresa para comprobar que el trabajo se ha desarrollado correctamente.

Los ajustes son los detalles necesarios para que todo funcione a la perfección y el plazo de ejecución no debe alargarse indefinidamente.

Supervisar la puesta en marcha y el funcionamiento del sistema para que todo se desarrolle según las especificaciones y en los plazos correctos, corrigiendo las desviaciones que puedan producirse en el menor plazo posible.

Coordinación de proveedores. En ocasiones un proyecto de este tipo supone la coordinación de varios proveedores (Soluciones de voz, CRM, IVR, desarrollo WEB, desarrollos específicos, infraestructuras, seguridad, etc) que deben trabajar conjuntamente y necesitan una persona de referencia.

Estudio del mantenimiento post-implantación. Es importante tener en cuenta los costes que supone mantener un sistema una vez puesto en marcha, ya que para que siga operativo deben realizarse tareas de mantenimiento, backups, etc, que garanticen la continuidad del SCG.

Estudio de la formación pertinente para los usuarios del sistema. La formación puede ser general o específica para determinados usuarios.

También debe establecerse la duración y el contenido de la misma, para garantizar que los usuarios trabajen correctamente con el sistema.

Actualmente los Sistemas de Control de Gestión se han convertido en un recurso indispensable para cualquier organización. Realizar una justificada selección de sistema, localizar y contratar al mejor proveedor, junto con una correcta planificación y selección de objetivos, debería ser suficiente para implementar una buena solución para la empresa, por lo que disponer de un asesoramiento profesional es una garantía de éxito.

Asociación de Asesores TIC de Proximidad de Aragón

La red de Asesores TIC de Proximidad de Aragón es una Asociación creada por el Gobierno de Aragón e impulsada por el Instituto Tecnológico de Aragón, compuesta por profesionales de las nuevas tecnologías expertos e independientes que están desplegados por todo el territorio aragonés.

La misión de la Red de Asesores es:

La difusión y promoción en la sociedad, en las instituciones públicas y privadas y en el tejido empresarial Aragonés, de cualquier sector de los beneficios y ventajas de la sociedad de la información y del uso de las tecnologías de la información y la comunicación.

Colaborar con las Administraciones Públicas en las actividades que les sean solicitadas, dentro del marco de actividad de la Asociación.

Promover la cooperación y la colaboración entre los miembros de la asociación y entre los distintos actores implicados en la sociedad de la información para la realización de proyectos o actuaciones de difusión y promoción.

Acometer los proyectos necesarios a la consecución de los fines descritos mediante iniciativas privadas o públicas.

ellibrepensador.com, 10 de febrero de 2010