eProcurement

Hoy en día y con la actual coyuntura, son muchos los puntos en los que las empresas intentan ahorrar costes. El proceso de compras, entendido en su más amplio aspecto, es uno de esos puntos por el que se escapan los costes, pero de difícil mejora con los métodos tradicionales, ya que es especialmente complejo y en muchas ocasiones acaba estando en dependencia de las necesidades inmediatas o incluso, en algunos casos, de las políticas de los proveedores.

Disponer de un control de las necesidades, desde que estas aparecen como una simple idea, hasta el pago del bien o servicio al suministrador, teniendo en todo momento el control de la situación es lo que se denomina “Procurement” y dando un paso más, las herramientas informáticas que permiten llevar el control de este proceso se denominan “eProcurement”. Estas herramientas permiten obviar los problemas o dificultades por las que pueden pasar las empresas para comparar proveedores, formalizar y aprobar las compras, registrar en los sistemas actuales los documentos y procesos y por supuesto los problemas humanos. Incluso alguna de estas herramientas ha profundizado en los conceptos a gestionar de forma global y ha aparecido la etiqueta “Spend Control”, que da una vuelta de tuerca más al procedimiento, cubriendo más ampliamente todo el espectro del suministro.

Son tres los pilares en los que se basan estas herramientas, el primero es mejorar la calidad de los procedimientos y la información con los que los gestores pueden decidir, el segundo, disponer de entornos virtuales comunes en los que se encuentran el cliente y el proveedor y el tercero es la unificación de toda la información, los procesos administrativos y de control durante toda la vida del proceso. Con la aplicación de un procedimiento basado en estos pilares, se consigue de inmediato una reducción drástica del tiempo necesario para la gestión, lo que se traduce en un importante ahorro de costes relacionados con la misma y a su vez, la propia gestión proporciona un ahorro directo en el proceso de suministro por la vía de mejorar la compra en si misma. También se reducen los costes derivados del inventario y los relacionados con los plazos de entrega.

Son muchas las empresas que creen que tienen solucionado el problema del suministro con una planificación adecuada de las necesidades productivas y se olvidan de ir más allá de esta necesidad. Disponer de un procedimiento completo donde gestionar estas necesidades supone un importante ahorro, a la vez que permite asegurar la calidad del suministro.

Hasta hace poco tiempo estos procedimientos pertenecían sólo a las grandes corporaciones, pero ha llegado al mercado la madurez de las herramientas, así como el reconocimiento del ahorro que supone disponer de una gestión adecuada a lo largo de todo el proceso de suministro.

Rafa Arjona, Technical Development

Publicado en el Diario El Vigía 16-11-2009